3 טיפים לניהול זמן שיסייעו לכם להספיק יותר

גם אתם תוהים לפעמים כיצד כל מי שסביבכם מספיק לעשות כל כך הרבה דברים ביום בעוד אתם רק ממשיכים לדחות תכניות? קבלו 3 טיפים שיסייעו לכם להספיק יותר וכך גם להצליח יותר בחיים

ריקי וזיו קיטרו

מכירים את האנשים האלו שמתחילים את היום שלהם מוקדם, מספיקים להתאמן, להגיע למשרד מוקדם, לנהל את כל הפגישות שלהם בזמן, לאכול, לבלות עם המשפחה, לקרוא קצת, לצפות בטלוויזיה, להתעדכן בחדשות ולנוח?

כן, הם בהחלט אנשים מעצבנים. זה מעצבן להסתכל על הר המטלות ההולך וגדל שלך בזמן שאחרים מספיקים הרבה יותר ממך. בעיקר כשלא ברור איך הם עושים את זה. הרי לכולנו יש את אותן שעות ביממה. מה הם עושים שונה מאיתנו?

ובכן, היום נחשוף 3 טיפים שיאפשרו גם לכן ולכם להפוך ליעילים יותר, להספיק יותר ואפילו לנוח יותר.

עוד בוואלה!

תקופה מלחיצה? תרגיל הנשימה שיעזור לכם להירגע

לכתבה המלאה
אל תכבידו על עצמכם: יש דרך נכונה יותר לניהול זמן (צילום: ShutterStock)

טיפ ראשון: זה לא משנה מה אחרים עושים

זה הטיפ הראשון והחשוב ביותר כמעט בכל תחום. זה לא משנה מה אחרים עושים - אנחנו לא הם. לכל אחת ואחד מאיתנו יש רקע שונה. כל אחד חי בסביבה שונה ועובר תהליכים שונים בחייו. לא רק שאין טעם בהשוואה הזו, היא גם מזיקה. במקום לדחוף אותנו קדימה ולאפשר לנו למצוא את הכלים לעשות דברים בצורה יעילה וטובה, אנחנו נדחקים למצב של השוואה שרק מוסיפה לתסכול ומורידה לנו את המוטיבציה. התייעלות אינה תחרות. מדובר בשיפור עצמי. לכן נקודות ההשוואה הרלוונטית היחידה היא מה היה מצבנו אתמול? איך השתפרנו היום? ואיך נשתפר מחר? שימו לעצמכם פתק אם צריך או תזכורת יומית בטלפון - התחרות היחידה שלכם היא עם עצמכם.

כאשר אנחנו אומרים את זה לאנשים שמגיעים אלינו, עולות לרוב שתי התנגדויות קבועות:
1. בעבודה אנחנו נמדדים על יעילות וכן משווים אותנו לאחרים.
2. תחרות מעודדת מצוינות.

נפרק את שתי ההתנגדויות האלו. מי שנמצא בסביבת עבודה, במיוחד כזו התלויה בבונוסים, אכן נמצא בהשוואה מול הקולגות. זה שנים שמחקרים מוכיחים שהתחרות הזו גורמת רק נזק לעסק עצמו, אבל עסקים עדיין כבולים לשיטה הזו ולרעיון הזה ואי אפשר להתעלם מזה. אז מה עושים? מה זה משנה אם אנחנו מבינים שאין מה להשוות בעוד האנשים שאחראים לשכר שלי חושבים אחרת?

יש שתי דרכים לטפל בנושא. הראשונה היא להבין כמותית כמה "האחרים" טובים יותר. אם מדובר במכירות - האם זה עניין של כמות מכירות או גודל העסקאות? אם מדובר בכמות מטלות שמסיימים, מה בדיוק ההפרש? שווה ללכת ולדבר עם המנהל או המעסיק ולהבין טוב יותר איפה אתם נמצאים מול האחרים ואיך אתם נמדדים. זו שיחה שרוב העובדים לא מקיימים עם המנהלים שלהם, אם מחוסר הבנה או מתוך אי נוחות. התקשורת הזו היא קריטית כדי להבין איך להתקדם בתוך סביבת עבודה. הדרך השניה להתמודד היא לדבר עם המנהלים ולהבין טוב יותר איך הם רואים אתכם ומה הם מצפים שתעשו טוב יותר - ואז, לבדכם או בעזרתם, לבנות תוכנית התייעלות. אין שום סיבה לחכות למשוב השנתי, אלא להפך - הוכיחו יוזמה.

ומה לגבי התחרות? נכון שתחרות מעודדת אותנו לדחוף את עצמנו קדימה ומוציאה מאיתנו יותר. נכון גם שבכל ענף ספורט ובכל תחרות המתמודדים שייכים לאותו מקצה. בשום קרב אגרוף לא שמים מתאגרפת ששוקלת 60 ק"ג מול מתאגרפת ששוקלת 48 ק"ג. אם אנחנו רוצים להציב לעצמנו תחרות ראויה, אנחנו חייבים לוודא שאנחנו מתחרים מול אדם שנמצא במצב דומה מאוד לשלנו, אחרת זו אינה תחרות אלא תרגיל בהכשלה עצמית.

בסופו של דבר, הדרך המוכחת להגיע להצלחה ולשיפור היא להציב את עצמנו מול מי שהיינו אתמול. אם בכל יום נתקדם קצת ונשתפר, אם בכל שבוע נוכל לראות התקדמות ושינוי ואם נקפיד להתקדם כל הזמן, נגלה מהר מאוד שאנחנו עוקפים גם אחרים שבעבר ראינו בהם יריבים שלא נוכל לעמוד מולם.

התחרות היחידה שלכם היא עם עצמכם (צילום: ShutterStock)

טיפ שני: לזהות היכן אנחנו משקיעים את הזמן שלנו

אם אין לנו הבנה טובה של מצבנו הנוכחי, קשה מאוד למדוד השתפרות והצלחה. הבעיה שרובנו חושבים שאנחנו יודעים מה מצבנו, כאשר למעשה אין לנו מושג. שאלה פשוטה: כמה שעות צפיתם בטלוויזיה השבוע? כמה שעות שרפתם מול הרשת החברתית האהובה עליכם? כמה שעות השקעתם בקריאה? לא בערך, בדיוק?

איך אנחנו מצפים להיות יעילים יותר, כאשר אנחנו לא יודעים בדיוק איפה אנחנו משקיעים את הזמן שלנו כרגע?

הדוגמה הפשוטה ביותר היא זמן נסיעות. כמה שעות ביום אתם נמצאים בנסיעות? לעבודה וחזרה, סידורים, הסעות ילדים וכדומה? יש סיכוי לא רע שזה מסתכם בממוצע של 3 שעות ביום אם לא יותר. אז מה? אתם בטח שואלים, מה אנחנו אמורים לעשות עם זה? עם כמויות התוכן הזמינות היום במדיום הקולי, קל להפוך 3 שעות מבוזבזות לשעות של גדילה והתפתחות - או אפילו הנאה. ספרים קוליים, פודקאסטים והרצאות ישנו את הדרך בה תתייחסו לנסיעות האלו.

לא מדובר רק בנסיעות. אם תבחנו את הדרך בה הזמן שלכם מושקע כעת, תגלו גם המון שעות מבוזבזות, אבל גם זמנים המנוצלים בצורה לא נכונה. כמה שעות הייתם בפגישות שלא הייתה סיבה שתהיו בהן? כמה זמן התבזבז בהמתנה לתשובה או לחומרים מאנשים אחרים? לכל הדברים האלו יש פיתרון, אבל לפני שניתן להגיע אליו אנחנו חייבים להבין איך לוח הזמנים שלנו נראה.

אז מה עושים? במשך שבועיים (או לפחות שבוע אחד, למרות שיש סיכוי שהוא לא יהיה מייצג), רושמים כל דבר שאנחנו עושים. כמה שיותר מפורט - יותר טוב. כמו בדיאטה, חשוב לכתוב גם את הדברים הקטנים כי הם מצטברים. כמה זמן לקחה הישיבה היום? כמה זמן הייתם בשיחות טלפוניות? האם הלכתם לקניות ואם כן כמה זמן זה לקח? אתם הולכים למכולת באופן קבוע? כמה זמן אתם שם?

בתום השבועיים האלו, יהיה לכם מיפוי של ההתנהלות שלכם. כעת תוכלו לנתח ולהבין איך לשנות את המצב שלכם. יש כלי ניתוח ומיפוי כמו שאנחנו משתמשים בהם, אבל אפשר גם לשבת ולסכם את השעות פשוט במסמך ולראות איך המצב האישי שלכם נראה.

זהו על מה אתם משקיעים את הזמן שלכם ותצליחו לפנות ממנו לדברים חשובים יותר (צילום: ShutterStock)

טיפ שלישי: זה לא רק מה אנחנו רוצים לעשות - אלא מה אנחנו יכולים לעשות עכשיו

הטיפ השלישי שלנו יאפשר לכם לעשות שינויים מהירים לאורך היום כדי להיות יעילים יותר. לרוב האנשים יש רשימת מטלות אחת. בתוך הרשימה הזו נמצא את מה שצריך לקנות לבית, שיחות שצריך לעשות, רשימה של תשלומים שיש להסדיר, דברים שצריך להכין לעבודה וכן הלאה.

תפסיקו עם זה.

במקום רשימה אחת, הכינו מספר רשימות וחלקו אותן על פי נושאים. יש דברים שאפשר לעשות רק כשאתם בעבודה. יש דברים שאפשר לעשות רק כשאתם מחוץ לבית. יש דברים שאפשר לעשות רק אם יש לכם חיבור לרשת או רק אם יש לכם אפשרות להוציא שיחות. לאורך היום יש לא מעט רגעים שבהם מתפנה לנו פתאום שעה. במקום לנצל אותה, אנחנו לרוב שורפים אותה ברשת חברתית או בטיול הלוך ושוב למקרר כי אין לנו מושג מה לעשות. אנחנו מביטים ברשימת המטלות ורואים מלא דברים שאנחנו לא באמת יכולים לעשות באותו הרגע. במצב הזה אנחנו מושכים בכתפיים ולא עושים כלום.

אם, במקום רשימה אחת, הייתה לנו סדרה של רשימות היינו יכולים לעבור על הקונטקסט ולראות מה מתאים לנו כרגע? יש לנו שעה ואפשרות להוציא שיחות? זה הזמן לטפל בכל הטלפונים שרשמנו לעצמנו - בין אם אלו שיחות ללקוחות או לשירות כזה או אחר שצריך לטפל בו. לחילופין בשעה הזו אפשר לשלם חשבונות או לבחון את המצב של חשבון הבנק. אפשר גם לנצל את הזמן לקרוא ספר (או להאזין לספר).

כשיש לנו קונטקסט ברור - קל לנו יותר להיות יעילים.

הבנה ויישום של 3 הטיפים הללו יסייעו לכם להשתפר ולהתייעל. נסו וספרו לנו האם הטיפים סייעו לכם לשנות הרגלים ולהספיק יותר בשגרת היומיום האינטנסיבית שלכם.

ריקי קיטרו היא מתקשרת, יועצת ומורה לחיים. בנה זיו הוא סופר, מרצה ומנהל בכיר בחברת הייטק. מוזמנים לפנות אליהם בלחיצה כאן.

טרם התפרסמו תגובות

הוסף תגובה חדשה

בשליחת תגובה אני מסכים/ה
    walla_ssr_page_has_been_loaded_successfully